Aan de slag als schoolbeheerder

Aan de slag als schoolbeheerder

Popinz is een licht schooladministratiesysteem voor kleine en middelgrote particuliere scholen — muziekscholen, conservatoria, dans-, theater-, kunst- en sportverenigingen — waar docenten per uur worden betaald en het schoolleven (aanwezigheid, cijfers, rapporten, rapportvergaderingen) er echt toe doet. Deze gids loodst een beheerder door het eerste uur, scherm voor scherm zoals de software het toont.

Bekijk het live, zonder aanmelden: open de interactieve demo; die logt je meteen in bij een volledig gevulde school.

1. Het dashboard: je school in één oogopslag

Zodra je inlogt, kom je op het dashboard. Het beantwoordt de eerste vragen van een beheerder zonder één klik:

• Afwezigheid en te laat vandaag — wie er op dit moment ontbreekt.
• Beoordelingen deze week — wat er beoordeeld wordt.
• Rapportvergaderingen — de komende overlegmomenten.
• Recente communicatie — de verzonden e-mails en berichten.
• Activiteit in realtime — een live overzicht van wat medewerkers en docenten doen.

Elke widget linkt rechtstreeks naar het bijbehorende scherm, zodat het dashboard tegelijk je navigatie is.

2. Personen: leerlingen, ouders, docenten, medewerkers

Open Personen om iedereen op school te doorzoeken. Zoek op naam (begin te typen en de lijst filtert direct mee) en open een profiel voor contactgegevens, groepen, aanwezigheid en documenten.

Om iemand toe te voegen gebruik je Persoon toevoegen: voornaam, achternaam, rol. De rol bepaalt wat iemand mag zien — leerling, ouder of voogd, docent of administratief medewerker, of beheerder.

3. Groepen en jaarlagen

In Groepen zitten klassen, jaarlagen en cohorten. Blader en zoek in de lijst en open een groep om de leden en het rooster te zien. Met Groep aanmaken zet je er een op: geef hem een naam en koppel er dan personen en vakken aan.

4. Het rooster en de lesuren

Planning is de doorslaggevende reden waarom de meeste scholen overstappen. Wissel tussen de weergaven dag, week en maand. Elke les staat in de kalender met lokaal, docent en groep.

Doordat elke sessie een tijd heeft en aan een docent is toegewezen, berekent Popinz de lesuren automatisch — het overzicht dat een coördinator normaal dagen aan spreadsheets kost. Dit is precies de functie waarvoor kleine kunst- en vakscholen ons vertellen dat ze zijn gekomen.

5. Cijfers, pedagogiek en rapporten

Pedagogiek bevat beoordelingen, methodes en pedagogische onderdelen. Voeg een beoordeling toe en die stroomt meteen door naar het leerlingdossier en de rapportvergadering.

Pedagogische rapporten maakt daar de rapporten en overlegdocumenten van die een echte school elk trimester uitgeeft — geen generiek cijferboek, maar de laag van het schoolleven die grotere systemen overslaan.

6. Documenten

Documenten is de gedeelde bestandsruimte met rechtenbeheer. De beheerder ziet de hele boom; leerlingen en ouders zien alleen wat met hen is gedeeld.

7. Zoek alles: Ctrl + K

Druk overal op Ctrl + K om naar een persoon, groep of pagina te springen. Zodra je school geladen is, is dit de snelste manier om je te verplaatsen.

8. Aanwezigheidshistorie en instellingen

Presentie en aanwezigheid bewaart de volledige historie van wie aanwezig was, sessie voor sessie — de harde basis onder de uren en de afwezigheidswidgets.

Bij Instellingen geef je de instelling een naam, stel je de schooljaarkalender in en beheer je de rollen.

Probeer het met je eigen school

Lezen brengt je maar tot een bepaald punt. Open de live demo om door een echte school te klikken en maak daarna je eigen omgeving aan in een paar minuten — zonder creditcard, zonder verkoopgesprek.