Inscriptions en ligne : vos formulaires, vos inscrits, vos encaissements

Inscriptions en ligne : vos formulaires, vos inscrits, vos encaissements

Popinz transforme les inscriptions de début d’année en un formulaire en ligne que vous partagez par e-mail ou sur le site de l’école. Les familles remplissent depuis leur téléphone ; vous suivez tout depuis l’écran Inscriptions, et — quand vous l’activez — les règlements se font par carte bancaire, directement dans le formulaire.

À voir en direct, sans inscription : la démo interactive vous connecte à une école remplie de données. Ouvrez Inscriptions pour voir l’écran réel.

1. L’écran Inscriptions

Chaque formulaire occupe une ligne du tableau, avec son état et ses chiffres :

• Plateforme — le nom interne du formulaire (jamais diffusé publiquement).
• Inscriptions — le nombre de dossiers reçus, mis à jour en direct.
• Finalisées — les dossiers complets ; les brouillons ne sont pas comptés.
• Dernière inscription — la date du dernier dossier reçu.
• Montants perçus — le total encaissé sur ce formulaire.
• État — « Insc. en cours » tant que le formulaire accepte des dossiers ; « Fermé » après la date de fermeture.

Les filtres du haut séparent les formulaires Ouvert (affichés par défaut), Fermées et Ouvertes prochainement. La recherche filtre par nom.

Le menu d’actions d’une ligne mène à : Voir les inscriptions, Modifier le formulaire (l’éditeur), Configuration, Encaissements, Dupliquer (pour repartir du même formulaire l’année suivante) et Supprimer.

2. Suivre les inscriptions

Ouvrez un formulaire pour voir la liste de ses inscrits : nom, e-mail, date d’inscription, dossier finalisé ou non, payé ou non. La recherche et le tri fonctionnent sur toutes les colonnes.

Chaque ligne ouvre la fiche d’un inscrit : coordonnées, réponses au formulaire, documents envoyés, paiements et commentaires internes de l’équipe. Deux gestes utiles au quotidien :

• Renvoyer un e-mail de reprise à une famille qui n’a pas terminé son dossier : le lien lui permet de continuer là où elle s’était arrêtée.
• Exporter en CSV la liste complète, pour vos traitements hors ligne.

3. Les encaissements

L’écran Encaissements d’un formulaire liste les paiements reçus, leur montant et leur statut. Vous pouvez :

• Ajouter un paiement : Popinz envoie à la famille un lien de paiement sécurisé par e-mail, pour le montant et le motif que vous définissez.
• Rembourser un paiement en un geste, le cas échéant.
• Exporter les paiements en CSV.

4. Le paiement par carte bancaire

Quand l’école est configurée pour l’encaissement par carte, les formulaires proposent le règlement en ligne : la famille paie à l’inscription, et l’argent est versé sur le compte bancaire de l’école. La carte Encaissements, au bas de l’écran Inscriptions, montre alors le solde en attente et chaque virement vers votre compte.

Tant que l’encaissement n’est pas activé, cette section affiche un bouton d’activation : écrivez à support@popi.nz et nous mettons tout en place pour vous. Le pas-à-pas est décrit dans Paiement par carte et versements.

5. Questions courantes

• « Paiement par carte non activé » s’affiche sur le formulaire — l’école n’a pas encore de compte d’encaissement. C’est l’état normal avant la mise en place : un message à support@popi.nz et nous l’activons.
• Une famille n’a rien reçu — vérifiez l’adresse e-mail du dossier ; le lien de reprise se renvoie depuis la fiche de l’inscrit.
• Fermer les inscriptions avant la date prévue — la date de fermeture se règle dans la Configuration du formulaire.

Pour aller plus loin

• Créer un formulaire d’inscription — l’éditeur, champ par champ.
• Paiement par carte et versements — activer l’encaissement et lire les versements.